Compliance

Wurden Sie von Ihren Geschäftspartnern bereits auf Compliance angesprochen?

Unternehmen achten verstärkt bei ihren Geschäftspartnern auf ein funktionierendes Compliance Management System. Gerade Klein- und mittelständische Unternehmen z.B. der Zuliefererbranche stehen dabei im Fokus. Die Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und Regeln ist eine Grundvoraussetzung für nachhaltiges Wirtschaften und gute Vertragsbeziehungen zu Ihren Geschäftspartnern.Compliance ist daher kein reiner Kostenfaktor, sondern bildet eine wichtige Grundlage für die wirtschaftliche Gesundheit Ihres Unternehmens.

Wir unterstützen Sie gern beim Aufbau und der Organisation eines effektiven Compliance Management Systems.

Unsere Leistungen

  • Risikoanalyse – Aufnahme des Istzustandes
  • Erstellung eines Umsetzungskonzeptes
  • Aufbau und Pflege eines Compliance-Handbuches
  • Erstellung von relevanten Richtlinien und Vereinbarungen
  • Prüfung und Einführung Hinweisgebersystem
  • Einführung von Dokumentationsverfahren
  • Durchführung von Schulungen und Informationsveranstaltungen
  • Erstellung von Genehmigungs- und Freigabeprozessen
  • Erstellung von Vorgaben für die Kommunikation nach innen und außen
  • Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Vorgaben der externen Dienstleister
  • Coaching interner Compliance Officer

Wussten Sie schon?

Wir sind als Berater beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) registriert.

Nutzen Sie die Möglichkeit, Beratungsleistungen wie die Analyse zur Unternehmenssituation sowie der Schwachstellen, Verbesserungsvorschläge, konkrete Handlungsempfehlungen und detaillierte Anleitungen zur Umsetzung durch die Mitteln des Bundes und des Europäischen Sozialfonds (ESF) zu fördern. Gefördert werden 50 bis 75 Prozent der Kosten mit einem Maximalbetrag von 1.500 €.

IT-Compliance

Zusammen mit unseren Partnern überprüfen wir Ihre IT-Organisation, damit Sie und Ihre Kunden ruhig schlafen können. Neben der Bewertung Ihres IT-Sicherheitsmanagement-Systems, verbunden mit firmeninternen Richtlinien und Vereinbarungen, unterziehen wir Ihren Systemen einen IT-Sicherheitscheck. Vom Mail-Server über den Webauftritt, vom WLAN bis zum Zutrittsschutz schauen wir auf alle wichtigen Aspekte, damit Kriminelle keine Chance haben. Minimieren Sie das Risiko für Ihr Geschäft und optimieren Sie Ihre Außenwirkung!

Zertifizierte IT-Sicherheitsbeauftragter
Andreas Thurmann
Berit Schubert

Security Consultat
Christian Kaiser

Compliance-Schulung im Internet

Nicht immer ist es möglich, einzelne Mitarbeiter persönlich zu schulen. So müssen neu eingestellte Mitarbeiter bereits mit der Aufnahme ihrer Tätigkeit zu Themen im Compliance geschult werden. Der Compliance-Officer kann aber nicht in jeden Einstellungsprozess integriert werden. Insbesondere Vertriebs- und Außendienstmitarbeiter sind aufgrund ihres beruflichen Profils heute hier, morgen dort und nur schwer als Gruppe für eine Schulung zu erreichen.

Mithilfe der Onlineschulung im Compliance können Mitarbeiter effizient mit den Regelungen im Compliance vertraut gemacht werden. Die Mitarbeiter können die Schulung selbst am eigenen PC-Arbeitsplatz durchführen. Wenn der Mitarbeiter die Compliance-Schulung durchgearbeitet und die Prüfungsfragen erfolgreich beantwortet hat, wird automatisch eine Teilnahmebescheinigung erzeugt, die als Nachweis für die durchgeführte Schulung dienen kann.

Neben den allgemeinen Compliance-Themen hat der Compliance-Officer die Möglichkeit, firmen- oder branchenspezifische Schulungsthemen und Prüfungsfragen hinzuzufügen. Wichtige Dokumente, mit denen sich Mitarbeiter vertraut machen müssen, können durch den Compliance-Officer auf der Onlineplattform bereitgestellt werden.

MERKMALE

  • individuelle Zugangsdaten (Benutzer/Passwort)
  • allgemeine Compliance-Themen (vorkonfiguriert)
  • firmenspezifische Themen
  • Prüfungsfragen (Multiple Choice) | deutsch/englisch
  • Teilnahmebescheinigung als Nachweis
  • Bereitstellung von firmenspezifischen Unterlagen
  • Statistik nach durchgeführte Prüfungen

Wenn Sie weitere Informationen wünschen, können Sie gern Kontakt zu uns aufnehmen. Wir richten Ihnen auch gern einen Testzugang ein.

PREISE

Für die Nutzung des Online-Schulungstool wird eine jährliche Gebühr von 500,00 Euro zzgl. MwSt. berechnet.

Hinweisgebersystem – Blow the whistle

Das Hinweisgebersystem gewinnt immer mehr an Bedeutung und ist ein Bestandteil eines Compliance Management Systems. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit, Missstände oder Verstöße gegen Gesetze bzw. interne Regelwerke im Unternehmen anonym und vertraulich an eine bestimmte Stelle zu melden. Zumeist wenden sich Mitarbeiter an interne Stellen, um Sachverhalte anzuzeigen. Ist diese Möglichkeit nicht gegeben, wenden sie sich an die Öffentlichkeit z.B. die Presse. Daraus ergibt sich ein großer Vorteil eines Hinweisgebersystems, da die Unternehmensleitung bei richtiger Kanalisierung und Bearbeitung der eingegangenen Meldungen negative Schlagzeilen und somit einen hohen Imageschaden abwenden kann.

Wichtig beim Hinweisgebersystem ist die Wahrung der Anonymität und der Vertraulichkeit. Nur so kann das System von den Mitarbeitern akzeptiert und genutzt werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Vermeidung von Denunziantentum. Daher ist es sinnvoll das Vertrauen der Mitarbeiter untereinander und in Bezug auf ihre Vorgesetzten sowie der Unternehmensleitung zu stärken. Erster Ansprechpartner im Falle eines Vergehens sollte der Vorgesetzte oder eine andere Vertrauensperson sein. Ist dies nicht möglich erfolgt im Ausnahmefall die Meldung an die Hotline.

Ein effektives Fallmanagement rundet das Hinweisgebersystem ab. Die richtige Beurteilung und Bearbeitung der gemeldeten Hinweise ist ausschlaggebend für den Erfolg sowie die Akzeptanz des Systems und hilft Imageschäden zu vermeiden.

Für die Einrichtung eines Hinweisgebersystems gibt es verschiedene Varianten, z.B.:

  • interne Telefonhotline bzw.interner Mailkontakt
  • externe Telefonhotline bzw. externer Mailkontakt
  • interne oder externe Ombudsstelle (beauftragte Anwaltskanzlei)

Third Party Management – Die dritte Partei

Transparenz in der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen ist in der zunehmend komplexeren Wirtschaftswelt enorm wichtig. Das Wissen darum, mit wem man es zu tun hat, ist nicht nur wirtschaftlich von Vorteil, sondern kann unter Umständen vor hohen Geld- und Bußstrafen oder Schadensersatzansprüchen schützen. Ganz abgesehen von den hohen Imageverlusten und Reputationsschäden, die entstehen können. Denn Unternehmen haften nicht nur für eigene Verfehlungen, sondern auch für rechtswidriges Verhalten ihrer Geschäftspartner. Gerade international tätige Unternehmen müssen eine Vielzahl von z.B. Anti-Korruptionsgesetzen beachten (siehe Rechtliche Grundlagen). Daher ist es notwendig die Auswahl der Geschäftspartner, der sogenannten dritten Partei, sorgfältig zu prüfen. Als dritte Partei können beispielsweise gelten:

  • Dienstleister
  • Handelsvertreter oder Agenten
  • Großhändler
  • Lieferanten
  • Aufbauhersteller

Durch Maßnahmen wie einem sorgfältig durchgeführten Geschäftspartner-Screening, Vereinbarung von Audit-Rechten und Compliance-Klauseln, der ausführlichen Prüfung der Leistungserbringung und Rechnungsstellung lassen sich die Risiken bzgl. der dritten Partei reduzieren und einer guten Geschäftsbeziehung steht nichts im Weg.

Diese Prüfung, auch als Due Diligence oder Geschäftspartnerscreening bekannt, kann folgende Elemente beinhalten, die je nach Risikoeingruppierung zur Anwendung kommen können.

  • Internet- und Medienrecherche
  • Prüfung von Watch- und Blacklisten
  • Bezug von Wirtschaftsauskünften (Handelsregister, Creditreform o.ä.)
  • Einholen von Referenzen
  • Selbstauskunft des Geschäftspartners mittels Fragebogen
  • Vorortbesuche und Audits